We werken meer op afstand dan ooit. En dat biedt vrijheid, je kunt overal vergaderen: thuis aan de keukentafel, in de tuin, of zelfs terwijl je een koffie zet. Speakerphone maakt het makkelijk: handen vrij, multitasken, en geen gedoe met oortjes.
Maar er zit ook een keerzijde aan die flexibiliteit.
Wat veel mensen vergeten, is dat een open raam of een vergadertje in de tuin al snel een risico vormt voor vertrouwelijke informatie, privacy én veiligheid. Zeker als je werkt met klantdata, contracten of gevoelige bedrijfsinformatie.
Wie luistert er allemaal mee?
Het grootste risico is ook meteen het meest voor de hand liggend: mensen in je omgeving kunnen onbedoeld meeluisteren. Of je nu aan het bellen bent over een nieuwe strategische samenwerking of een HR-kwestie: je hebt vaak niet door wie er iets opvangt.
- Een buur die toevallig buiten zit
- Voorbijgangers op straat
- Kinderen, huisgenoten of pakketbezorgers
Een speaker maakt jouw gesprek ineens openbaar. En dat is niet wat je wil als je werkt met vertrouwelijke gegevens.
Privacy is geen bijzaak
In veel sectoren ben je als organisatie zelfs verplicht om zorgvuldig om te gaan met informatie. Denk aan klantgegevens, financiële cijfers of technische IP. Die mogen simpelweg niet op straat belanden, letterlijk en figuurlijk. Ook al gebruik je veilige tools of een VPN, de omgeving waarin je zit maakt nog steeds uit. Een open raam of buiten zitten is nu eenmaal minder controleerbaar dan een afgesloten kantoorruimte.
En dan zijn er nog de digitale risico’s
Speakerphone vergroot niet alleen de kans op fysieke meeluisteraars. In onveilige of publieke netwerken (zoals de wifi in een café of een open verbinding thuis) ben je ook kwetsbaarder voor digitale afluisterpraktijken. Kwaadwillenden kunnen via wifi- of bluetoothsignalen proberen mee te kijken of luisteren.
Het risico is klein, maar als het misgaat, zijn de gevolgen vaak groot.
En het ziet er gewoon minder professioneel uit
Niet onbelangrijk: vergaderen met achtergrondgeluiden van verkeer, wind, honden of voorbijgangers? Het leidt af, klinkt rommelig en komt niet professioneel over. Zeker in calls met klanten, partners of investeerders wil je dat je boodschap helder overkomt: zonder ruis, letterlijk en figuurlijk.
Wat kun je beter doen?
Veilig en professioneel remote vergaderen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een paar simpele aanpassingen maken al een wereld van verschil:
- Gebruik een headset of oortjes: zo blijft het gesprek privé én ben je beter verstaanbaar.
- Zorg voor een afgesloten ruimte: bij voorkeur zonder open ramen of achtergrondgeluid.
- Maak gebruik van een beveiligd netwerk: werk bij voorkeur via een VPN of zakelijke verbinding.
- Voer vertrouwelijke gesprekken niet buiten: hoe prettig het ook is in de zon.
Kleine moeite, groot verschil
Speakerphone gebruiken lijkt handig, maar het kan je organisatie onnodige risico’s opleveren. Van vertrouwelijke informatie die wordt opgevangen tot een slechte indruk tijdens een belangrijke call. Door bewust te kiezen voor een veilige vergaderomgeving, bescherm je niet alleen de privacy van je bedrijf en klanten, maar verhoog je ook de kwaliteit van je communicatie.
Meer weten over veilige manieren van samenwerken op afstand? Of wil je eens sparren over hoe je remote werken in jouw organisatie veiliger en efficiënter maakt?
Neem gerust contact met ons op. We denken graag met je mee.